Материалы курса разработаны в рамках реализации инициативы «Создание и развитие Центра поддержки молодёжного предпринимательства в г. Орше» проекта «Поддержка экономического развития на местном уровне в Республике Беларусь», финансируемого Европейским союзом и реализуемого Программой развития ООН (ПРООН) в партнёрстве с Министерством экономики Республики Беларусь.

Теория:

Первое, что важно усвоить при работе над новым проектом – это то, что расходы на открытие бизнеса должны быть необходимыми, и чем их меньше, тем эффективнее пройдёт открытие и начало работы.
При подготовке бизнес-плана невозможно учесть всё: ошибки, накладки и непредвиденные расходы возникнут в любом случае. К ним нужно быть готовым и иметь какой-то запас финансовых ресурсов. Большинство людей, никогда прежде не занимавшихся бизнесом, пребывают в плену значительного количества ложных представлений о предпринимательстве. В основном эти представления связаны с внешними проявлениями и довольно далеки от действительно значимых вещей.

Настоящий «бич» бизнес-планов начинающих предпринимателей – мебель и оргтехника. Почему-то люди считают, что именно ксероксы, факсы и офисные кресла сделают их бизнес настоящим. Именно эти расходы в первую очередь режут более опытные бизнесмены. Первую мебель покупают на «Куфаре», ноутбук приносят из дома. В последнее время и офис снимают далеко не все, предпочитая работать дома или в общественных пространствах – так называемых «третьих местах» (первое – дом, второе – работа). На языке предпринимателей это называется словосочетанием «резать косты», от английского слова costs («расходы»).
Нужно смотреть на смету начала бизнеса максимально критично. Исключить из неё всё, что можно исключить. Добавить только то, что действительно необходимо. Если что-то терпит, нужно отложить покупку до первых доходов.
Многие бизнес-проекты так и не взлетают, а купленные столы и стулья годами лежат на балконах несостоявшихся директоров. Чем меньше вы вложите в старт бизнеса, тем быстрее выйдете на прибыль, если всё получится, и тем меньше потеряете, если в этот раз потерпите неудачу. 
Расходы на развитие услуг.
Практически любые услуги – более простой бизнес с точки зрения расходов на запуск. Ведь многим услугам не нужно практически никакой инфраструктуры. Запустить маркетинговое агентство или бухгалтерскую фирму, небольшую диспетчерскую или проектное бюро всегда будет стоить дешевле, чем открыть магазин или ресторан, которым нужны площади, оборудование, товарные запасы и так далее.
Можно сказать, что запустить бизнес на услугах проще. Особенно если для этого не нужен офис продаж. При этом расходы на офис продаж всё равно проще оптимизировать, чем, например, на магазин, производство, отель или ресторан.
Расходы на лицензирование и оформление.
Планируя любой бизнес, крайне важно сразу проверить, нужна ли лицензия и как ее получить, какие расходы необходимы для этого. Некоторые виды лицензий требуют значительных расходов – это крайне важно учитывать. Кроме того, бывают лицензионные требования, предусматривающие наличие определённых площадей, оборудования и так далее – всё это тоже может значительно утяжелять смету начала бизнеса.
Нельзя забывать и о том, что многие лицензии выдаются не сразу, для их получения нужно несколько месяцев, в течение которых бизнес уже должен будет нести расходы, но ещё не сможет зарабатывать деньги. Крайне важно отразить эти нюансы и вытекающие из них расходы в бизнес-плане.
Необходимыми затратами являются и средства на оформление бизнеса – регистрацию предприятия, открытие расчётного счёта (или счетов), покупку лицензий на бухгалтерские программы и так далее. Работа бухгалтера в течение нескольких месяцев (до прибыли) тоже ляжет на бюджет запуска. Хороший бухгалтер может стоить дорого, при этом в сложной отрасли без него будет не обойтись.
Ежемесячные расходы организации.
Помимо расходов на запуск, есть ещё и ежемесячные расходы. Их необходимо внести в смету отдельно и периодически дополнять её. Навряд ли вы сможете сразу учесть всё необходимое. Ежемесячные расходы бизнеса помогают наполнить представления о необходимых доходах – за счёт этих данных можно будет регулярно корректировать ваши бизнес-план и план продаж.
Вообще, всегда ищите зависимости расходов и доходов, автоматизируйте свои таблицы, пусть проблемные места в данных таблицах подсвечиваются красным. Научитесь пользоваться электронными таблицами (не так важно – Microsoft Excel, Numbers, любая другая программа), ведь это один из самых нужных и полезных навыков современного предпринимателя.
Казалось бы, зарплаты никак нельзя оптимизировать. Но нет, можно оптимизировать и фонд оплаты труда. Переведите часть людей на удалённую работу, сократите лишние должности, перегруппируйте отделы, чтобы никто не работал впустую. Если это возможно, наймите удалённых сотрудников из других регионов.
Как сократить расходы?
Расходы – это не только деньги. Другие ресурсы мы тоже тратим. Главный из таких ресурсов – время, и речь идёт не только о времени руководителя, но и о времени всех сотрудников. Второй секрет заключается в том, что для того, чтобы сокращать расходы, не обязательно именно «резать косты» и отказываться от каких-то трат полностью. Сократить расходы бизнеса можно ещё и за счёт перераспределения ресурсов от менее значимых и рентабельных статей к более эффективным и срочным.
Каждый месяц сравнивайте расходные статьи. Если какие-то из строчек в таблице «гуляют» туда-сюда по суммам – что-то идёт не так. Если расходы от месяца к месяцу различаются кратно, скорее всего, что-то идёт не так. Проверяйте внимательно. Скорее всего безболезненное и эффективное сокращение расходов вашего бизнеса прячется именно в таких, нестабильных, расходах.
Аутсорсинг услуг в оптимизации.
Несколько оптимизировать расходы можно и при помощи аутсорсинга некоторых услуг. Если в вашем бизнесе нет сложностей с бухгалтерией, можно обратиться в бухгалтерскую фирму и, например, платить только за подачу отчётности. Незачем держать машину и водителя, если вы раз в месяц ездите за канцтоварами, можно использовать каршеринг.
Отметьте то, что не относится к вашей основной деятельности совсем, отдайте эти функции сторонним исполнителям. Освободите людей, освободите деньги, освободите площади помещений. Сбросьте с себя этот баланс (особенно в самом начале деятельности вашей компании).
Что нельзя отдавать на аутсорсинг? Ни в коем случае не уступайте критические для вас процессы. Старайтесь сосредоточить весь основной цикл в своих руках. Если из-за какого-то подрядчика может остановиться ваш основной бизнес-процесс, необходимо понимать, кем можно быстро заменить этого партнёра. Быстро – это в считанные часы. В дальнейшем пытайтесь заменить подрядчиков на ключевых участках своими собственными подразделениями и процессами.
Сокращение расходов на маркетинг.
В любой непонятной ситуации многие начинающие предприниматели начинают резать расходы на маркетинг. Делать это нужно крайне осторожно, ведь без маркетинга не будет продаж, а значит пропадёт и имеющаяся рентабельность. Отключить маркетинг полностью – самая нелепая из идей, которая непременно приведёт к совершенно обратным результатам.
Но оптимизировать расходы на маркетинг действительно можно. Во-первых, нужно отключить те расходы, которые не приносят прибыли.
Крайне важно помнить о том, что работа с уже имеющимися клиентами стоит гораздо дешевле, чем привлечение новых. Если ваша текущая клиентская база внушительна, можно перераспределить бюджет именно таким образом. Предложите постоянным клиентам поддержать вас, и они не откажут. Предложите скидки и особые условия для тех, кто внесёт крупную предоплату. Это поможет обеспечить денежный поток и избежать кассового разрыва. 
Используйте только те каналы, которые приносят прибыль сразу. Старайтесь выбирать подрядчиков, готовых работать за результат. Разработайте партнёрские программы по привлечению клиентов. Составьте список точек контакта с вашей аудиторией и убедитесь, что работаете по всем возможным направлениям. Вы удивитесь, но многие каналы маркетинга не стоят денег.
Старайтесь снижать ежемесячные расходы и не допускать спонтанных трат. Подумайте, какие затраты можно отключить в следующем месяце, если что-то не заладится, не пойдёт вообще или пойдёт не так, как вы хотели. Будьте сдержанными в расходах и аккуратными в планировании – это, пожалуй, лучший совет, который можно дать начинающему бизнесмену.
Как составляется смета расходов?
Вопреки распространённому мнению, смета – это не только расходы. Это и доходы тоже. Смета отличается от отчёта тем, что смета представляет из себя таблицу с предполагаемыми (будущими) показателями, а отчёт – с фактическими (прошлыми).
Смета расходов – это прогноз потребностей бизнеса, с которым предстоит сопоставлять реальное положение дел. Именно анализируя соответствие фактических расходов смете, можно осуществлять контроль над выполнением финансовых планов.
Чтобы объективно оценивать показатели хозяйственной деятельности, предпринимателю нужно вести расчёт как расходов, так и доходов. Лучше делать это в одном документе и делать таблицы зависимыми друг от друга – связывать их формулами.
Как вы уже поняли, расходы и доходы бизнеса можно анализировать путём составления отчёта о прибылях и убытках, а также сметы прибылей и убытков. Работая с обоими документами одновременно, вы сможете выявить множество точек для оптимизации процессов, слабых мест и зон роста вашей деятельности.
Многие предприниматели составляют несколько смет расходов и доходов – в зависимости от тех или иных переменных. Часто это бывают «задача минимум, задача оптимум и задача максимум». Так, уже в зависимости от того, насколько успешно развивается проект, бизнесмен может регулировать расходы в соответствии с одним из предварительных (прогнозных) расчётов.
Такая вариативность позволяет определить, какой из путей развития компании является более перспективным, а какой покажет свою несостоятельность. Прогнозы развития событий в тех или иных обстоятельствах позволяют подходить к делу гибко, оперативно реагировать на изменения реальной ситуации.
Если ваши доходы превышают расходы, скорее всего, всё идёт по плану. Ваш бизнес показывает прибыль и даже имеет некоторую рентабельность. Но выдыхать рано, ведь доходы никак не гарантируют того, что расходы оптимальны. Возможно, вы просто слишком много зарабатываете. Снижение расходов при этом может значительно ускорить окупаемость, быстрее избавить компанию от долгов, открыть новые перспективы для развития.
Добившись превышения доходов над расходами, не прекращайте контролировать свои траты, вести таблицы со сметами и бесконечно оптимизировать всё на свете. Зачастую самые крутые точки роста бизнеса прячутся не в росте доходов, а в эффективности трат.