Теория:
СУБД Microsoft Access (MS Access) относится к системам, ориентированным на пользователя.
Она позволяет пользователю, не прибегая к программированию, легко выполнять основные действия с базой данных:
создание БД, редактирование и манипулирование данными.
MS Access работает в операционной среде Windows, может использоваться как на автономном ПК, так и в локальной компьютерной сети. С помощью Access создаются и эксплуатируются личные базы данных, а также БД организаций с относительно небольшим объёмом данных. Для создания крупных промышленных информационных систем MS Access не годится.
Запуск программы
Программа запускается одним из следующих способов:
1. Команда Пуск → Программы → MS Access
2. Ярлык на Рабочем столе → MS Access
Среда Access имеет интерфейс, характерный для Windows-приложений, и включает в себя следующие составляющие (сверху вниз):
титульную строку с кнопками управления окном, главное меню, панель инструментов, рабочее поле и строку состояния.
На рабочем поле открывается окно, соответствующее выбранному режиму работы.
Как в любом приложении, в Access существует иерархия режимов.
Данные, с которыми работает СУБД, также могут быть выстроены в иерархическую последовательность.
На верхнем уровне такой иерархии находятся основные объекты MS Access.
К ним относятся: таблицы, запросы, формы, отчеты, страницы, макросы и модули.
Обрати внимание!
Таблица — это главный тип объекта. Объекты, составляющие таблицу — записи и поля.
Поле базы данных — это столбец таблицы, включающий в себя значения определённого свойства.
Строки таблицы являются записями об объекте; эти записи разбиты на поля столбцами таблицы.
Запись базы данных — это строка таблицы, которая содержит набор значений различных свойств объекта.
Обрати внимание!
В каждой таблице должно быть по крайней мере одно ключевое поле, содержимое которого уникально для любой записи в этой таблице. Значения ключевого поля однозначно определяют каждую запись в таблице.
Структура БД изменяется при добавлении или удалении полей.
Основные свойства полей
Имя поля определяет то, как следует обращаться к данным этого поля при автоматических операций с базой (по умолчанию имена полей используются в качестве заголовков столбцов таблиц).
Тип поля устанавливает тип данных, содержащиеся в данном поле.
Размер поля устанавливает максимальную длину (в символах) данных, которые содержатся в данном поле.
Формат поля устанавливает способ форматирования данных в ячейках, которые принадлежат полю.
Маска ввода устанавливает форму входных данных в поле.
Подпись устанавливает заголовок столбца таблицы для данных поля (при отсутствии подписи заголовком является свойство Имя поля).
Значение по умолчанию — это то значение, которое вводится в ячейки поля автоматически.
Условие на значение — это ограничение, используемое для проверки правильности ввода данных (используется, как правило, для данных, имеющих числовой тип, денежный тип или тип дата).
Сообщение об ошибке — это текстовое сообщение, которое выводится автоматически при попытке ввода в поле ошибочных данных (проверка ошибочности выполняется автоматически, если задано свойство Условие на значение).
Обязательное поле определяет обязательность заполнения данного поля при наполнении базы.
Пустые строки разрешается ввод пустых строковых данных.
Типы данных
Текстовый тип используется для хранения обычного неформатированного текста ограниченного размера.
Поле Мемо — это специальный тип данных для хранения больших объёмов текста.
Числовой — это тип данных для хранения действительных чисел.
Дата/время — тип данных для хранения календарных дат текущего времени.
Денежный — тип данных для хранения денежных сумм.
Счётчик — специальный тип данных для уникальных (не повторяющихся в поле) натуральных чисел с автоматическим наращиванием. Естественное использование для порядковой нумерации записей.
Логический — тип для хранения логических данных (принимают только два значения да или нет).
Поле объекта ole — специальный тип данных, предназначенный для хранения объектов ole, например мультимедийных до \(1\) Гб.
Гиперссылка — специальное поле для адресов URL Web-объектов Интернета. При щелчке на ссылку автоматически происходит запуск браузера и воспроизведение объекта в его окне.
Мастер подстановок — это объект, настройкой которого можно автоматизировать ввод данных в поле так, чтобы не вводить их вручную, а выбирать из раскрывающегося списка.
Запрос — результат обращения пользователя к СУБД для поиска данных, добавления, удаления и обновления записей. Результат поиска (выборки) данных представляется в табличном виде.
- отбор данных,
- сортировка данных,
- фильтрация данных,
- преобразование данных по заданному алгоритму,
- создание новой таблицы,
- автоматическое наполнение таблиц данными,импортированными из других источников,
- простейшие вычисления в таблицах и др.
Форма — это вспомогательный объект, создается для дополнительного удобства пользователя при просмотре, вводе и редактировании данных.
Отчёт — это документ, предназначенный для вывода на печать, сформированный на основании информации, содержащейся в таблицах и запросах.